A deteção e o tratamento de não conformidades são tarefas críticas em cualquier sistema de gestão ISO. No entanto, quando estes processos são realizados manualmente —seja através de folhas de cálculo, emails ou documentos desconectados— a organização perde rastreabilidade, eficiência e capacidade de demostrar conformidade.
Por ello, cada vez mais empresas optam por implementar um software para não conformidades, que permite centralizar, automatizar e controlar todo o ciclo de vida das ocorrências e das respetivas ações corretivas.
O que é uma não conformidade e porque é essencial a sua gestão digital?
Uma não conformidade é qualquer incumprimento de um requisito interno, normativo ou legal. Pode surgir em auditorias internas ou externas, inspeções, controlos operacionais ou até através de comunicações internas.
Gerir estas situações de forma manual implica riscos:
- Informação dispersa e de difícil acesso.
- Perda de evidências em auditorias.
- Falta de controlo sobre prazos e responsáveis.
- Dificuldade em analisar tendências.
Um software para não conformidades resolve estes problemas, garantindo estrutura, rastreabilidade e automatização em todo o proceso.
Ventagens chave de um software para não conformidades.
Um sistema digitalizado permite gerir não conformidades de forma muito mais eficiente:
1. Registo centralizado
Permite registrar ocorrências provenientes de auditorias, inspeções, controlos operacionais ou observações de trabalhadores.
2. Classificação inteligente
Tipo de não conformidade (legal, interna, grave, recorrente…), prioridade, processo afetado e causa provável.
3. Controlo de ações corretivas
Atribuição automática de responsáveis e geração de autocontrolos com aviso por email.
4. Acompanhamento em tempo real
Visualização clara das não conformidades abertas e encerradas.
5. Evidências e documentação
Anexar documentos, fotografías, relatórios de auditoria e registos associados.
6. Relátorios e indicadores
Dashboards para indentificar áreas críticas, causas mais frequentes ou processos com maior número de desvios.
Ações imediatas, corretivas e preventivas integradas
Um software para não conformidades facilita distinguir e gerir:
- Ação imediata: contenção do problema.
- Ação corretiva: eliminação de causa-raiz.
- Ação preventiva: evitar que o problema ocorra noutro contexto.
Isto permite que a organização avance para uma melhoria contínua real e comprovável.
EcoGestor: Software para não conformidades e ações corretivas
El módulo de EcoGestor No Conformidades es una solución diseñada para organizaciones que buscan profesionalizar y digitalizar la gestión de desviaciones en sistemas ISO.
Com o EcoGestor podes:
- Registar não conformidades.
- Atribuir ações corretivas com responsáveis e prazos.
- Receber avisos automáticos para evitar atrasos.
- Registrar evidências e verificar a eficácia.
- Gerar relatórios para a direção e para auditorias.
- Integrar a informação com outros módulos, como auditorias, documentação ou requisitos legais.
O EcoGestor permite assegurar rastreabilidade e demonstrar de forma sólida o cumprimento perante certificadores e autoridades.
Adoptar um software para não conformidades
Adoptar um software para não conformidades é um passo estratégico para reforçar os sistemas de gestão, otimizar recursos e promover uma cultura basada na melhoria contínua. A digitalização não só acelera o trabalho diário, como também aumenta a fiabilidade, a transparência e a capacidade de resposta da organização
Soluções como o Ecogestor ajudam a transformar a gestão das não conformidades num processo ágil, controlado e orientado para o cumprimento.
