A importância de um procedimento de requisitos legais na gestão da conformidade
As organizações, independentemente do setor de atividade, estão sujeitas a um enquadramento legal e regulamentar que condiciona o desenvolvimento das suas atividades. Para garantir o cumprimento da legislação aplicável e evitar sanções, é fundamental conhecer os requisitos legais relevantes e dispor de um procedimento de identificação de requisitos legais bem estruturado.
Este procedimento não só facilita a gestão da conformidade legal, como também permite responder aos requisitos das normas internacionais ISO 14001 e ISO 45001, sendo igualmente recomendado para ISO 9001 e ISO 22000.
Neste artigo, explicamos como estruturar um procedimento de identificação e avaliação de requisitos legais, o que exigem as normas ISO e de que forma o EcoGestor Legislação simplifica a sua implementação em organizações que operam em Portugal.
O que deve incluir um procedimento de identificação e avaliação de requisitos legais?
O procedimento deve definir a metodologia utilizada para identificar, atualizar e avaliar as obrigações de compliance (anteriormente requisitos legais aplicáveis). Seguem os principais elementos que deve contemplar.
1. Objetivo
O objetivo do procedimento é definir a forma como a organização identifica, gere e avalia a conformidade com a legislação aplicável, assegurando o conhecimento e a atualização permanente dos requisitos legais ou obrigações de compliance relevantes para os seus sistemas de gestão e reduzindo os riscos de incumprimento.
2. Âmbito
Este procedimento aplica-se a todas as áreas da organização sujeitas a requisitos legais em matérias como:
- Ambiente;
- Segurança e Saúde no Trabalho;
- Qualidade;
- Segurança Alimentar;
- Outros requisitos regulamentares relacionados com a atividade desenvolvida.
3. Responsabilidades
Devem estar claramente definida as responsabilidades de cada colaborados ou equipa relacionadas com a identificação, acompanhamento e controlo dos requisitos legais.
Habitualmente, estão envolvidos:
- Administração ou Direção;
- Responsável pela Conformidade Legal;
- Departamentos de Ambiente, Qualidade e Segurança;
- Responsáveis pelas gestão da manutenção de equipamentos, infraestruturas e ativos da organização.
4. Identificação das obrigações de compliance
Esta etapa consiste na identificação da legislação, regulamentos e outros diplomas e obrigações aplicáveis à atividade da organização.
Em Portugal, devem ser considerados, entre outros:
- Legislação da União Europeia;
- Legislação nacional;
- Diplomas regionais aplicáveis, nomeadamente nos Açores e na Madeira;
- Regulamentos municipais e licenças locais;
- Requisitos específicos do setor de atividade;
- Licenciamentos e títulos ambientais obrigatórios (Título Único Ambiental – TUA, licenças de emissões, recursos hídricos, gestão de resíduos, entre outros);
- Requisitos contratuais assumidos perante clientes, fornecedores ou entidades certificadoras.
5. Atualização e revisão dos requisitos legais / obrigações de compliance
Uma vez identificados os requisitos aplicáveis, ou obrigações de compliance, é essencial garantir a sua atualização contínua.
Tendo em conta a constante evolução da legislação portuguesa e europeia, as organizações devem dispor de um sistema eficaz que permita acompanhar alterações legislativas, novas obrigações e revogações normativas.
O EcoGestor Legislação automatiza este processo, notificando as organizações sobre alterações legislativas relevantes para a sua atividade e localização.
6. Avaliação da conformidade legal
A organização deve estabelecer critérios e metodologias que permitam avaliar periodicamente o grau de cumprimento dos requisitos legais identificados.
De acordo com a ISO 14001 e a ISO 45001, esta avaliação deve ser realizada de forma periódica e documentada. No caso da ISO 9001 e da ISO 22000, embora não seja um requisito explícito, constitui uma boa prática amplamente recomendada.
Sempre que sejam identificadas situações de incumprimento ou desvios relativamente aos requisitos avaliados, deve existir uma metodologia para:
- Corrigir a não conformidade;
- Implementar ações corretivas;
- Eliminar as causas que estiveram na origem da situação;
- Monitorizar a eficácia das medidas adotadas.
Requisitos das normas ISO na identificação e avaliação das obrigações de compliance
As principais normas de sistemas de gestão reconhecem a importância de uma gestão eficaz da conformidade legal.
ISO 14001 – Sistema de Gestão Ambiental
Exige que a organização determine e tenha acesso às obrigações de compliance aplicáveis aos seus aspetos ambientais, assegurando a sua atualização e avaliação periódica da conformidade.
ISO 45001 – Sistema de Gestão da Segurança e Saúde no Trabalho
Requer a identificação das obrigações legais relacionadas com a segurança e saúde dos trabalhadores, bem como a respetiva avaliação de conformidade.
ISO 9001 – Sistema de Gestão da Qualidade
Recomenda a identificação e manutenção atualizada dos requisitos legais aplicáveis aos produtos, serviços e processos da organização.
ISO 22000 – Sistema de Gestão da Segurança Alimentar
Recomenda a identificação e atualização permanente dos requisitos legais relacionados com a segurança alimentar, incluindo a legislação aplicável ao longo da cadeia alimentar.
Exemplo prático: gestão dos requisitos legais com o EcoGestor Legislação
Para apoiar as organizações na implementação deste procedimento, o EcoGestor Legislação disponibiliza uma solução digital adaptada à realidade empresarial portuguesa.
Através da plataforma é possível:
- Identificar os requisitos legais aplicáveis com o apoio de consultores especializados, tendo em conta a atividade e localização da empresa em Portugal;
- Receber alertas semanais sobre alterações legislativas;
- Realizar avaliações periódicas da conformidade legal;
- Obter relatórios detalhados de avaliação, com possibilidade de anexar evidências documentais;
- Garantir o controlo documental e a rastreabilidade de todas as ações relacionadas com a conformidade legal.
Com o EcoGestor Legislação, as organizações asseguram o conhecimento atualizado das suas obrigações de compliance, reforçam a conformidade com os requisitos das normas ISO e minimizam os riscos associados ao incumprimento legal.
A importância deste procedimento
Dispor de um procedimento formal de identificação e avaliação de requisitos legais é essencial para qualquer organização que pretenda reforçar a sua conformidade regulamentar e melhorar o seu desempenho nas áreas do ambiente, qualidade, segurança e saúde no trabalho ou segurança alimentar.
Com ferramentas especializadas como o EcoGestor Legislação, este processo torna-se mais simples, eficiente e fiável, permitindo responder às exigências legais portuguesas e aos principais referenciais internacionais de gestão.
Além disso, a citada metodologia pode ser aplicada não apenas a instalações localizadas em Portugal, mas também a organizações com operações em outros países, promovendo uma gestão integrada da conformidade legal em diferentes ao nível internacional.
Pretende otimizar a gestão dos requisitos legais da sua organização? Solicite uma demonstração do EcoGestor Legislação e descubra como podemos ajudar a simplificar a conformidade legal da sua empresa.
