La rilevazione e la gestione delle non conformità è un’attività critica in qualsiasi sistema di gestione ISO. Tuttavia, quando questi processi vengono svolti in modo manuale —attraverso fogli di calcolo, email o doumenti scollegati— l’organizzazione perde tracciabilità, efficienza e capacità di dimostrare la conformità.
Per questo, sempre piè aziende scelgono di implementare un software per la gestione delle non conformità, che consente di centralizzare, automatizzare e controllare l’intero ciclo di vita delle anomalie e delle relative azioni correttive.
Che cos’è una non conformità e perché è essenziale una gestione digitale?
Una non conformità è qualsiasi mancato rispetto di un requisito interno, normativo o legale. Può emergere durante audit interni ed esterni, ispezioni, controlli operativi o persino attraverso comunicazioni interne.
Gestirle manualmente comporta diversi rischi:
- Informação dispersa e de díficil acesso.
- Perda de evidências em auditorias.
- Falta de controlo sobre prazos e resonsáveis.
- Dificuldade em analisar tendências.
Un software per la gestione delle non conformità risolve questi problemi offrendo struttura, tracciabilità e automatizzazione.
Vantaggi chiave di un software per la gestione delle non conformità
Un sistema digitalizzato permette di gestire le non conformità in modo molto più efficiente:
1. Registro centralizzato
Consent di registrare le anomalie provenienti da audit, ispezioni, controlli operativi o segnalazioni dei lavoratori.
2. Classificazione intelligente
Tipo di non conformità (legale, interna, grave, ricorrente…) priorità, processo interessato, possibile causa.
3. Controllo delle azioni correttive
Assegnazione automatica dei responsabili e generazione di utocontrolli con notifica via e-mail.
4. Monitoraggio dello strato in tempo reale
Visualizzazione chiara delle non conformità aperte o chiuse.
5. Evidenze e documentazione
Possibilità di allegare documenti, foto, rapporti di audit e registrazioni correlate.
6. Report e indicatori
Dashboard per individuare aree crtiche, cause piè frequenti o processio con il maggior numero di deviazioni.
Azioni immediate, correttive e preventive integrate
Un software per la gestione delle non conformità facilita la distinzione e la gestione di:
- Azione immediata: contenimento del problema.
- Azione correttiva: eliminazione della causa radice.
- Azione preventiva: evitare che il problema si ripresenti in un altro contesto.
Questo permette all’organizzazione di avanzare verso un miglioramento continuo reale e dimostrabile.
EcoGestor: Software per non conformità e azioni correttive
Il modulo EcoGestor Non Conformità è una soluzione progettata per la organizzazione che desderano professionalizzare e digitalizzare la gestione delle deviazioni nei sistemi ISO.
Con EcoGestor puoi:
- Registrare non conformità.
- Assegnare azioni correttive con responsabili e scandeze.
- Ricevere avvisi automatici per evitare ritardi.
- Registrare evidenze e verificare l’efficacia.
- Generare report per la direzione e le audit.
- Integrare le informazioni con altri moduli come audit, documentazione.
EcoGestor permette di garantire tracciabilità e dimistrare la conformità in modo solido davanti a enti certificatori e amministrazioni.
Adottare un software per la gestione delle non conformità
Adottare un software per la gestione delle non conformità è una scelta strategica per rafforzare i sistemi di gestione, ottimizzare le risore e promuovere una cultura basata sul miglioramento continuo. La digitalizzazione non solo accelera il lavoro quotidiano, ma aumenta anche l’affidabilità, la transparenza e la capacità di risposta dell’organizzazione.
Soluzioni come EcoGestor aiutano a transformare la gestione delle non conformità in un processo agile, controllato e orientato alla conformità.
